2018~2019学年第一学期第教学周
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综合管理类

江苏建院教学档案管理办法(苏建院教〔2011〕17号)(20110929)

来源:教务处作者:时间2016-06-08点击:63

为加强我院教学档案工作,提高教学档案管理水平,充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,逐步实现教学档案管理的标准化、规范化,有效地建立和利用教学档案,为学院各项工作服务,根据《高等学校教学档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》、江苏建筑职业技术学院档案管理办法(试行)等有关法规规定,结合我院实际,特制定本办法。

第一章  总  则

第一条  教学档案是指学院在从事教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录,是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。

第二条  学院教学档案记录和反映了学院教学建设和发展的历史过程,是学院各项工作的重要组成部分,是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据,它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件,是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作,是办好学院的重要基础工作。

第三条  学院各门类、不同载体的教学档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则,任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第四条  学院应加强对教学档案工作的领导,严格实行部门立卷制度,逐步纳入学院教学工作计划和规划、纳入教学管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条  教务处和各二级学院(部)要将教学档案管理工作列入年度及日常工作计划。教务处由一名副处长分管教学档案管理工作,各二级学院(部)由分管教学的主任负责教学档案的管理、监督和检查工作,二级学院(部)教学秘书负责材料的收集、归类、装订、移交及保管工作。教学档案保管要做到完整、准确、系统、规范。各二级学院(部)要设置专用档案资料柜,使教学档案材料保管做到集中、妥善、安全。

第二章  教学档案的形成与归档要求

第六条  教学档案一般按学年或学期立卷,并按学年设教学资料总目录。二级学院(部)教学档案教学资料总目录须上交教务处一份。立卷时按学院档案室确定的办法归类,案卷的题名(标题)要确切,能简明地反映卷内文件材料的内容,卷内文件材料要逐件在目录上登记,并逐页编号。每卷厚薄适中,装订牢固。

第七条 归档的教学文件材料必须是原件(定稿)。做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一。项目填写完整、字迹工整、图像清晰、装订整齐,折除卷内所有金属物,禁用字迹不牢固的书写工具(铅笔、圆珠笔等)。

第八条  在组卷时,应按不同问题进行组卷,每卷材料力求保持有机联系,即批复在前,请示在后;正稿在前,底稿在后等。可按保管时间长短顺序或发文时间排列,也可按由上而下的单位级别等排列。

第九条 归档份数。凡是原始材料、各种文件材料手稿及正本,一般归档各一份;重要和经常使用的应酌加副本,以便保护原件;学生课程设计、各类实习等成果材料归档份数不少于五份;学生毕业设计成果应全部归档。

第十条  凡计算机打印纸制教学资料,需留存与之内容相同的电子文件,以便长久保存和利用。

第三章  教学档案的保管及归档时间

第十一条  教学档案保管期限分长期、短期二种。

第十二条  凡在长久时期内具有利用价值的教学档案定为长期保存资料;凡在短时间内具有利用价值的教学档案定为短期保存资料,短期保存资料年限为6年。

第十三条  有关人员查阅教学档案和教学资料,一般就地查阅,确实需要借出的,应由相关负责人签字的借据,同时按期归还。

第十四条  教学档案应按学期收集、整理归档。


第四章  教学档案归档范围

()文件综合

序号

文件归档单位

保存期限

1

上级部门下发的有关教学工作文件

教务处、二级学院(部)

长期

2

学校及学校各部门颁发的有关教学工作文件材料

教务处、二级学院(部)

长期

3

教务处印发的文件材料:期初、期中、期末检查安排及总结、教学简报、教学竞赛安排等

教务处、二级学院(部)

长期

4

各二级学院(部)学期教学工作计划与工作总结

教务处、二级学院(部)

短期

5

教学委员会、教学例会记录

教务处

长期

6

专业指导委员会章程

教务处、二级学院(部)

长期

7

专职教学管理人员一览表

教务处

长期

8

校历、教学进程表、教学任务书、总课程表

教务处、二级学院(部)

长期

9

其他

 

 

()专业建设

序号

         

文件归档单位

保存期限

1

专业建设规划

教务处、二级学院(部)

长期

2

专业设置一览表

教务处、二级学院(部)

长期

3

申报新专业材料

教务处、二级学院(部)

长期

4

品牌、特色专业申报、建设、阶段总结及验收等材料

教务处、二级学院(部)

长期

5

专业改革项目及成果

教务处、二级学院(部)

长期

6

人才培养方案

教务处、二级学院(部)

长期

7

其他

 

 

()师资队伍建设

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

教师基本情况登记表

教务处、二级学院(部)

长期

2

教师工作量表

教务处、二级学院(部)

长期

3

教师教学综合业务考核表

教务处、二级学院(部)

长期

4

外聘教师申批表、考核表及学历、职称证书复印件

教务处、二级学院(部)

长期

5

教师个人参加中长期进修、实践锻炼、学术交流、提高学历等相关材料

人事处、二级学院(部)

长期

6

教师参加教学竞赛、获得教学奖励等相关材料

教务处、二级学院(部)

长期

7

每学期专兼职、外聘教师情况统计表,外聘教师审批表

教务处、二级学院(部)

长期

8

青年教师培养材料

二级学院(部)

长期

9

其他

 

 

 


()课程建设

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

课程建设规划、措施及总结

二级学院(部)

长期

2

精品课程申报、建设、验收材料

教务处、二级学院(部)

长期

3

网络课程、多媒体课程(课件)建设、使用及获奖情况的材料

现代教育中心、二级学院(部)

长期

4

双语教学课程建设相关材料

现代教育中心、二级学院(部)

长期

5

课程改革项目及成果

教务处、二级学院(部)

长期

6

课程教学大纲汇编

教务处、图书馆、二级学院(部)

长期

7

选修课程(含公选课)教学大纲汇编

教务处、图书馆、二级学院(部)

长期

8

其他

 

 

()教材建设

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

教材建设规划及相关措施

教务处、二级学院(部)

长期

2

规划教材建设申报、验收材料

教务处、二级学院(部)

长期

3

精品教材申报、建设、验收材料

教务处、二级学院(部)

长期

4

自编公开出版教材、讲义目录和教材原件

教务处、

图书馆、二级学院(部)

长期

5

获奖教材目录、证书复印件和教材原件

教务处、二级学院(部)

长期

6

使用教材分类统计(含使用高职高专教材情况)

教务处

短期

7

学生教材预定表、教材征订单

教务处

短期

8

学生教材领用单、教材入库单

教务处

长期

9

教师领用教材审批单及学期领用统计表

教务处

长期

10

其他

 

 

()实验实训及实习基地建设

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

实验室一览表、校内外实习基地(含教学基地)汇总表、校外实习基地协议书等相关资料

实训部、二级学院(部)

长期

2

实验仪器、设备清单及设备卡片统计表

实训部、二级学院(部)

长期

3

实验材料购置、消耗、库存明细表

实训部、二级学院(部)

长期

4

新建、改建、扩建实验室报告和建设总结

实训部、二级学院(部)

长期

5

实验教学管理规章制度

实训部、二级学院(部)

长期

6

年度实验实训项目建设立项及审批材料

实训部、二级学院(部)

长期

7

学生实习大纲、实习任务书、实习指导书、实习日志、实验报告、毕业顶岗实习情况汇总(申请、单位证明、鉴定等)等相关材料

二级学院(部)

短期

8

学生技能安排及鉴定资料、各种技能证书、职业资格证书复印件

二级学院(部)

短期

9

实验教学设备借还、报损及赔偿记录

实训部、二级学院(部)

长期

10

学生职业技能考级名单、合格学生名单

二级学院(部)

短期

11

其他

 

 

()课务管理

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

每学期教学任务书

教务处、二级学院(部)

长期

2

每学期课程表

教务处、二级学院(部)

长期

3

教学进度表

教务处、二级学院(部)

长期

4

授课计划

教务处、二级学院(部)

长期

5

教学计划变更申请及审批表

教务处、二级学院(部)

长期

6

调(停)课申请单

教务处

短期

7

调(停)课通知单

二级学院(部)

短期

8

教室日志、双周报表

教务处

短期

9

其他

 

 

()考务管理

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

各门课程期末学生考试卷(含学生成绩表、参考答案与评分标准、试卷分析表)

二级学院(部)

e

2

试卷(试题)库

二级学院(部)

长期

3

考场情况反馈表

教务处

长期

4

考试日程安排表

教务处、二级学院(部)

短期

5

试卷样卷、参考答案及评分标准

教务处

短期

6

补考安排表及试卷

教务处

短期

7

江苏省普通高校英语应用能力考试、大学英语四六级和计算机等级考试相关材料

教务处、二级学院(部)

短期

8

学生参加英语、计算机等考级证书复印件

二级学院(部)

长期

9

学生参加各项竞赛获奖证书复印件

二级学院(部)

长期

10

重修课安排表、重修计划、重修考试试卷

教务处

短期

11

其他

 

 

()学籍管理

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

学生名册、学期学生成绩册

教务处

长期

2

学籍表、学籍异动汇总表

教务处

长期

3

毕业(含退学学生)成绩册及光盘

教务处

长期

4

毕业生电子照片册光盘

教务处

长期

5

学生休学、退学、转学、转专业、免修、免听课程等相关材料

教务处

长期

6

毕业证发放名册、补发的毕业证统计表

教务处

长期

7

发放的结业证、肄业证明、学历证明统计表

教务处

长期

8

提前修课、提前毕业学生名单及相关材料

教务处

长期

9

进修生材料

教务处

长期

10

其他

 

 

()毕业(课程)设计(论文)

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

顶岗实习、学生毕业设计(论文)选题、指导教师名单

二级学院(部)

短期

2

学生毕业(课程)设计(论文)大纲、任务书、指导书

二级学院(部)

短期

3

毕业答辩公告

教务处、二级学院(部)

长期

4

毕业答辩安排、记录

二级学院(部)

短期

5

学生毕业(课程)设计(论文)、成果

图书馆、二级学院(部)

短期

6

学生毕业设计(论文)成绩评定汇总表

二级学院(部)

短期

7

毕业设计(论文)教师评语汇总表

二级学院(部)

短期

8

申报省优秀毕业设计(论文)名单及获奖情况、省抽查毕业设计(论文)材料

教务处、二级学院(部)

长期

9

各专业毕业设计(论文)工作计划、工作总结、选题分析和质量分析报告

二级学院(部)

短期

10

其他

 

 

(十一)教学评价和质量监控

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

常规教学工作检查、抽查记录与总结

教学质量考核办公室、

教务处、二级学院(部)

短期

2

教学情况座谈会记录(含教师、学生)

教学质量考核办公室、

教务处、二级学院(部)

短期

3

各类人员的听课记录

教学质量考核办公室、二级学院(部)

短期

4

教师教学质量评价、学生学习质量评价及评价结果汇总表

教学质量考核办公室、二级学院(部)

长期

5

教学事故处理记录和相关材料

教务处、教学质量考核办公室

长期

6

教师评教、教师评学、学生评教材料

教务处、教学质量考核办公室、二级学院(部)

长期

7

其他

 

 

(十二)教学研究与教学改革

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

二级学院(部)教学研究活动记录(包括教学例会、教研室活动记录、教研工作计划、总结等)

二级学院(部)

短期

2

教学管理干部及教师发表教学研究论文目录及论文复印件(按年统计汇总)

高教研究所、

二级学院(部)

长期

3

二级学院(部)开展教育思想学习与讨论的有关材料(文件、论文集、论文报告会纪要等)

二级学院(部)

长期

4

各级教改项目汇总表及附件(含申报表、任务书、结项报告、鉴定表、成果)

高教研究所、

二级学院(部)

长期

5

教学内容、方法和手段改革以及考试内容、方法和手段改革相关材料

教务处、二级学院(部)

长期

6

产学研活动材料

二级学院(部)

长期

7

其他

 

 

(十三)招生工作

序号

   

文件归档单位

保存期限

1

专业招生计划

招生就业处

长期

2

学生录取审批单(三联单)

招生就业处

长期

3

入学学生名册、各专业报到率

招生就业处

长期

4

新专业申报计划

招生就业处

长期

5

招生宣传计划及总结

招生就业处

短期

6

招生工作相关文件

招生就业处

长期

7

其他

 

 

 

第五章     

第十五条  本办法由学院教务处负责解释。

第十六条  本办法自发布之日起施行。

 

 

                               2011929